工作邮件的书写是否有一些规范可以遵循？
使用中文优艾设计网_设计模板书写和使用英文书写电子邮件需要注意哪些问题？
乄從頭再來丶 14小时前 信息高速流通的今天，电子邮件已经成为我们每个人常用的沟通工具，它快捷便利，但是，在面对日益繁重的邮件处理量，如何才能高效的进行邮件管理呢？我会从两个方面介绍：第一，如何写一封得体的邮件；第二，如何高效管理你的邮件。首先，我先为你讲解下如何像 Google 员工一样，去写一封好邮件。我们都知道，一封邮件包括：标题、正文、收件人、抄送人。那么我们分别怎么做，才能写一封得体的邮件呢？第一、在写邮件之前你需要先考虑一件事：要说的这件事情到底值不值得写邮件？是不是发个信息更快？还是当面问一句效果更好？如果确定一定需要邮件，那再开始写。对于身在职场的人士，看邮件、写邮件是少不了的。我们每天会收到大量邮件，Google 的员工更是如此，大部分情况下，我只会挑选跟自己相关的、重要的邮件来看，很多邮件甚至都没必要花时间去看。写邮件时，最关键的原则就是：让收件人看完能立刻明白你在说什么、需要他怎样配合。想一想，你的邮件是写给别人看的，所以在写的时候就要思考你要怎样做，才能方便别人快速地优艾设计网_PS百科处理你的邮件。请记住，写邮件不是为了展示你的文笔辞藻，而是向对方精准传达信息或请求，你是在写邮件不是写小说，篇幅不要过长，尽量精炼！第二、收件人一定和内容相关：发邮件之前想一下邮件内容和你的收件人、抄送人的相关性，如果相关性不高的话，那么到底是不是需要发给他们？有时，告知天下你做的事情， 并不一定是一种被其他人认可的行为。第三、邮件标题应该尽量以让收件人一看便知这封邮件是关于什么事情，需要他做些什么。邮件标题是邮件的重要部分，你需要用一句话概括邮件的内容和意图，简明扼要，突出重点，诉求清晰。如果是一封非常有针对性的邮件，你可以直接使用关键字和一句话的说明作为标题，如果是比较泛化的，或是需要讨论某个不确定的问题，则可以使用「关于 xxxx 的讨论/说明」等来作为标题。第四、关于收件人与抄送人，抄送与密送如何选择。对于邮件收件人与抄送人的区别，他们一个是邮件的直接对象，另一个只是邮件的知情者。所以，应该把这两者分开，尽量不打扰到不该打扰的同事……使用 App 查看完整内容目前，该付费内容的完整版仅支持在 App 中查看
Sundj 优艾设计网_设计圈 14小时前
jajia22 14小时前 以下内容不是规范，只是写邮件时的总结，请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考内容过长，手工码字不易，为避免没耐心的人误以为我在写申论，先提炼一下观点保证把事情说明白在1的前提下，尽可能短必要时可以罗嗦，不要为了短而短HTML格式与txt格式的选择，跟团队保持一致即可写完后考虑一下受众的阅读体验让自己的邮件易于检索由简入繁，后而化简----------------------- 优艾设计网_设计客纯工作性质电邮的书写可以粗略分两个部分，思路和修辞。（这里先做一个区分，有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的，这些电邮的编写可以按照传统信的手法写）A-思路部分，有一些通用的原则可以作为书写的指导。1、“战地记者”原则设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况，在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员，要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题，可以用这样的思路写：
鬼_仙_ 14小时前 业余时间给一家台湾公司打工，个人主要负责德国地区的询价工作。公司有一整套的邮件写作规范，非常详尽具体。商务邮件的写作指导思想就是明晰易懂。同时尽可能的做到一封邮件只讲一件事情。通常来说可以把商务类邮件分成两种：询问和答复。接着我拿询问邮件优艾设计网_在线设计中的询价类邮件的写作来举例。第一次写作商务邮件的人往往都不知道自己应该表达什么。在这个时候，有三个自问的问题很容易帮你理清思路。第一，我需要的答复是怎样的？第二，为了得到答复我应该提供哪些信息？ 第三，我提供的信息当中哪些是主要信息？接着我以我们公司的询价邮件写作规范来举例。仅供参考。邮件开头以黑体加粗关键词的方式开头。比如说我的询价是关于某个机器的，那邮件的开头就应该是：ABC(机器名称) 型号:123这样的开头有两个好处。对于对方公司来说，可以一开始就明白我的问题核心，而后准确的将我的询价送到专门负责这类机器的销售员手中。对于询价方来说，可以方便自己归档，更快的检索信息。比如我现在的工作邮箱当中有超过一千封的询价邮件。但是当我同事需要的时候，我可以很快的检索出相关的邮件提供给他。而后是称呼。在使用称呼的时候要注意对方的邮件地址开头。一般来说，以info@ 之类开头的可以用统称，但是以姓氏开头的邮箱，比如zhang@之类的，就应该以张先生来做称呼。还有就是要尽可能的注意一些风俗习惯。比如说张学友主任，国内惯用称呼张主任，但是对台湾公司，称呼学友主任更好。接着就是邮件主体，用三句话写明白三件事情。以简单句为主。英文德文的询价当中尽可能的用定语去替代从句。比如询价，就应该写明白三件事：第一，我们从何得知你的销售信息。（网上搜索或者是合作公司推荐。）第二，我们所关注的具体设备。第三，我们需要的最核心的信息。第三点额外解释下，在邮件主体内容当中请不要详细的写出你需要的全部信息。选其中最关键的比如价格做询问。其他的例如销售条件和售后服务之类的细节询问最好以PDF的形式作为附件附上。结尾感谢对方的阅读。而后署名，并提供电话联系方式。以签名的方式附上公司的具体信息。其他的邮件写作大体都可以触类旁通。额外需要注意的就是在商务答复类的邮件当中最好以诸如：”感谢您在某月某日的询价“之类的方式开头。注明对方邮件的日期，在往来邮件多的情况下可以方便对方检索。
光亮王道 14小时前 关于如何写邮件，这是一篇浏览量过十万的短文，最早是发布在笔者自己的博客Denny's Blog上。放在这里，希望能给更多人带去帮助。－－－你一定曾经发过很多后来对方就鸟无音讯的邮件吧？你是不是也曾经觉得XXX看上去优艾设计网_Photoshop问答乐善好施的，怎么发邮件给Ta，Ta就不回复了呢？95%的情况下，答案不是对方耍大牌，人们每天都在处理上百分邮件，多一封不多。真正的原因是，你发的方式错了。所以这篇博客，就讲讲如何发Cold Email。三个核心原则，由浅入深。原则一、越短的邮件越容易得到回复这个最简单易懂，因为每个人应该都有体会，但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是，两三句话的陌生邮件会立即回复，五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是，大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，现代人平时压力已经很大了，实在是心有余而力不足，只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点，你可以思考一下你自己的情况是什么，就马上能开悟了。所以，五句话以内的邮件是王道。原则二、别说你自己的事儿，说这事儿跟Ta有什么关系这个世界上对方最在乎的人是谁？对了，Ta自己。太多人写Cold Email的时候，花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等，您写这封邮件给对方做什么来着，对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件，您这是给他插一个故事会么。所以，你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方，这封邮件的目的是什么。然后，如果你希望增加对方回复的欲望，那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B，但从吸引力上来讲，这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。原则三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你这一条只有1%的人在做。举个例子吧。你在听完一场创业讲座后，和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错，答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C，让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱，内容大意是说：
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Sundj 优艾设计网_设计圈 14小时前
jajia22 14小时前 以下内容不是规范，只是写邮件时的总结，请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考内容过长，手工码字不易，为避免没耐心的人误以为我在写申论，先提炼一下观点保证把事情说明白在1的前提下，尽可能短必要时可以罗嗦，不要为了短而短HTML格式与txt格式的选择，跟团队保持一致即可写完后考虑一下受众的阅读体验让自己的邮件易于检索由简入繁，后而化简----------------------- 优艾设计网_设计客纯工作性质电邮的书写可以粗略分两个部分，思路和修辞。（这里先做一个区分，有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的，这些电邮的编写可以按照传统信的手法写）A-思路部分，有一些通用的原则可以作为书写的指导。1、“战地记者”原则设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况，在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员，要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题，可以用这样的思路写：
A系统B模块目前无法运行，部署日志见附件1，报错信息见附件2，客户端环境见附件3.客户要求24h内解决，否则将延迟上线。一句话将所有的重点信息浓缩起来，相关但冗长的技术信息用附件传递，可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果顾虑太多，仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话，可能会导致对方遗漏重要信息。保证对方第一眼就能看到电邮的目的。2、“金字塔”原理想象一下金字塔的典型构造。我认为所有电邮（甚至可以包括其他实用文章）都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。关于金字塔原理的书籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入学习，这里只讲述一下我理解的具体概括法。（《金字塔原理》格式，如果有特殊要求也可以考虑txt纯文本，但后者将没有视觉格式可言，一般不推荐。阅读者的环境预估
这部分其实有一点投机，也可以看做是“电邮沟通中的用户体验”，例如对方经常使用12寸小本，就尽量把表格设置得紧凑一些，对方如果是出差在酒店里，发邮件时就尽量避免发送大附件，而使用其他方式传递等等。以上为个人观点，供参考，欢迎讨论指正。
鬼_仙_ 14小时前 业余时间给一家台湾公司打工，个人主要负责德国地区的询价工作。公司有一整套的邮件写作规范，非常详尽具体。商务邮件的写作指导思想就是明晰易懂。同时尽可能的做到一封邮件只讲一件事情。通常来说可以把商务类邮件分成两种：询问和答复。接着我拿询问邮件优艾设计网_在线设计中的询价类邮件的写作来举例。第一次写作商务邮件的人往往都不知道自己应该表达什么。在这个时候，有三个自问的问题很容易帮你理清思路。第一，我需要的答复是怎样的？第二，为了得到答复我应该提供哪些信息？ 第三，我提供的信息当中哪些是主要信息？接着我以我们公司的询价邮件写作规范来举例。仅供参考。邮件开头以黑体加粗关键词的方式开头。比如说我的询价是关于某个机器的，那邮件的开头就应该是：ABC(机器名称) 型号:123这样的开头有两个好处。对于对方公司来说，可以一开始就明白我的问题核心，而后准确的将我的询价送到专门负责这类机器的销售员手中。对于询价方来说，可以方便自己归档，更快的检索信息。比如我现在的工作邮箱当中有超过一千封的询价邮件。但是当我同事需要的时候，我可以很快的检索出相关的邮件提供给他。而后是称呼。在使用称呼的时候要注意对方的邮件地址开头。一般来说，以info@ 之类开头的可以用统称，但是以姓氏开头的邮箱，比如zhang@之类的，就应该以张先生来做称呼。还有就是要尽可能的注意一些风俗习惯。比如说张学友主任，国内惯用称呼张主任，但是对台湾公司，称呼学友主任更好。接着就是邮件主体，用三句话写明白三件事情。以简单句为主。英文德文的询价当中尽可能的用定语去替代从句。比如询价，就应该写明白三件事：第一，我们从何得知你的销售信息。（网上搜索或者是合作公司推荐。）第二，我们所关注的具体设备。第三，我们需要的最核心的信息。第三点额外解释下，在邮件主体内容当中请不要详细的写出你需要的全部信息。选其中最关键的比如价格做询问。其他的例如销售条件和售后服务之类的细节询问最好以PDF的形式作为附件附上。结尾感谢对方的阅读。而后署名，并提供电话联系方式。以签名的方式附上公司的具体信息。其他的邮件写作大体都可以触类旁通。额外需要注意的就是在商务答复类的邮件当中最好以诸如：”感谢您在某月某日的询价“之类的方式开头。注明对方邮件的日期，在往来邮件多的情况下可以方便对方检索。
光亮王道 14小时前 关于如何写邮件，这是一篇浏览量过十万的短文，最早是发布在笔者自己的博客Denny's Blog上。放在这里，希望能给更多人带去帮助。－－－你一定曾经发过很多后来对方就鸟无音讯的邮件吧？你是不是也曾经觉得XXX看上去优艾设计网_Photoshop问答乐善好施的，怎么发邮件给Ta，Ta就不回复了呢？95%的情况下，答案不是对方耍大牌，人们每天都在处理上百分邮件，多一封不多。真正的原因是，你发的方式错了。所以这篇博客，就讲讲如何发Cold Email。三个核心原则，由浅入深。原则一、越短的邮件越容易得到回复这个最简单易懂，因为每个人应该都有体会，但自己发邮件的时候往往就忘了。我自己的真实情况是，两三句话的陌生邮件会立即回复，五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是，大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，现代人平时压力已经很大了，实在是心有余而力不足，只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点，你可以思考一下你自己的情况是什么，就马上能开悟了。所以，五句话以内的邮件是王道。原则二、别说你自己的事儿，说这事儿跟Ta有什么关系这个世界上对方最在乎的人是谁？对了，Ta自己。太多人写Cold Email的时候，花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等，您写这封邮件给对方做什么来着，对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件，您这是给他插一个故事会么。所以，你的邮件第一句话应该直入主题地告诉对方，这封邮件的目的是什么。然后，如果你希望增加对方回复的欲望，那么你接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B，但从吸引力上来讲，这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。原则三、让Ta可以很容易地回复和帮助到你这一条只有1%的人在做。举个例子吧。你在听完一场创业讲座后，和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错，答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C，让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱，内容大意是说：
“很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是Blahblahblah，怎么怎么Blahblahblah，已经获得了Blahblahblah。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助！今后咱们Blahblahblah。”后来，就没有后来了。然后你就开始想，”XXX看上去乐善好施的，其实也不过如此”。如果你这样想的话，请你站在这位可怜的演讲嘉宾的角度想一想——他在当天清理邮件的过程中，看到你的这封邮件以后，需要（1）先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人，关联点究竟是什么（2）找到这三个联系人的邮箱（3）分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。这至少是半个小时的时间投入，你真以为人家是你干爹啊。光在发邮件的时候说“我知道您是个大忙人”，其实只是停留在了一种被动恳求的口吻上，跟伸手要钱其实是同一种精神。很多人其实都是愿意帮助他人的，但前提是你必须要努力地让对方可以更容易地帮助到你。所以你可以怎么做呢？你回去以后，应该发四封邮件：
第一封：“很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是X，您提到了可以我们的项目可能会让天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您，分别是写给A、B、C的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助！”第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给A、B、C，简洁阐述你的项目和他们的关系，并且保证格式完整，让你的联系人可以直接转发。好了，就点到这里。大而全的长邮件大家都会写，也很容易写，所以也不追求什么回复率——很多人只是图个不吐不快（我个人觉得真写这样就别发了，自己宣泄一下就好）。写短邮件则需要更多努力。而写能够设身处地为对方思考的短邮件，则更是需要时刻努力保持这种意识。不过这三个原则如果能发扬光大，一定能为整个人类社会节省大量浪费的时间和电力。－－－来自作者微博@奶牛Denny 和微信博客（dennywx）。转载请注明。
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